Kada napravite pivot tabelu, a zatim prevučete željenu izveštajnu dimenziju u polje Values, Excel će automatski primeniti određeni vid agregacije podataka. Ukoliko je reč o dimenziji koja sadrži numeričke podatke pristupiće sabiranju (Sum), a ako je reč o tekstu primeniće se brojanje (Count). Kako promeniti funkciju za agregaciju podataka? Na koji način još možemo da utičemo na način kako Excel računa?
Kreirana je jednostavna pivot tabela, gde je u polje Rows prevučena dimenzija NAZIV ARTIKLA, a u polje Values IZNOS. Excel je automatski primenio funkciju Sum za agregaciju podataka, te u zaglavlju možete da vidite Sum of IZNOS. Da biste promenili način agregacije podataka potrebno je pokrenuti opciju Value Field Settings. Ovo možete da učinite klikom na dugme Field Settings u PivotTable Analyze ribonu; klikom na izveštajnu dimenziju u Values polju, a zatim izborom opcije Value Field Settings; na kraju, najbrži način za pokretanje ove opcije je dvostrukim klikom na zaglavlje kolone u pivot tabeli koja sadrži vrednosti na koje želimo da utičemo. U konkretnom slučaju, potrebno je izvršiti dvostuki klik nad kolonom „Sum of IZNOS“.
Prozor Value Field Settings sadrži dve kartice: Summarize Values By i Show Values As.
Prva kartica sadrži listu raspoloživih funkcija za agregaciju podataka, kao i dugme Number Format. Ako npr. umesto funkcije Sum odaberete Average, Excel će umesto zbira izvršiti uprosečavanje vrednosti.
Klikom na dugme Number Format otvorićete prozor Format Cells u okviru koga možete da podesite format prikaza broja, npr. možete da izaberete da broj bude prikazan kao decimalni, sa dva decimalna mesta…
U kartici Show Values As možete da primenite i dodatnu obradu podataka koji se nalaze u koloni. Npr. možete da zadate da umesto zbira iznosa, odnosno vrednosti prometa, Excel izračuna procenat od ukupne vrednosti. U padajućoj listi ponuđeno je još puno drugih opcija koje vam mogu olakšati prikaz traženih statistika, npr. prikaz kumulativne sume (Running Total) itd.
