Za proveru vrednosti podataka unetih u Excel tabele koristi se opcija Data Validation. Ona omogućava da, za izabranu ćeliju ili opseg, odredite vrstu podataka koji se unose i uspostavite kriterijume koji oni moraju tom prilikom da zadovolje. Takođe, moguće je zadati smernice u vezi sa unosom podataka, kao i utvrditi kakva poruka se prikazuje ukoliko dođe do greške prilikom unosa…
Nakon što izaberete ćeliju ili opseg ćelija nad kojima želite da primenite određena pravila, otiđite u Data ribon te izaberite opciju Data Validation. Nakon što je pokrenete otvoriće se istoimeni prozor koji se sastoji iz tri kartice. U prvoj određujete kriterijume za unos podataka, u drugoj tekst koji treba da služi kao uputstvo korisnicima prilikom unosa, a u trećem poruku upozorenja ako dođe do greške.
U kartici Settings definišemo kriterijume unosa. Padajuća lista Allow ima podrazumevanu vrednost Any Value, što upućuje na to da je svejedno kakvi podaci se nalaze u izabranoj ćeliji ili opsegu. Vrednost možemo da promenimo na Whole Number, Decimal, Date, Time, Text length, List… U zavisnosti od izbora, pojaviće se različita dodatna polja za definisanje kriterijuma. Ako za ćeliju koja sadrži ime i prezime izaberemo Text length, biće potrebno da unesemo maksimalnu dužinu imena i prezimena. U padajućoj listi Data izaberimo kriterijum less then or equal to… Unesimo broj 50 u polje Maximum…
U karticu Input Message treba uneti naslov i poruku na osnovu koje se korisnik upućuje kako da unese podatke.
U kartici Error Alert treba izabrati vrstu poruke koja se javlja prilikom greške. To može da bude poruka koja zaustavlja proces unosa (Stop), upozorenje (Warning) ili informacija (Information). U zavisnosti od vrste poruke pojaviće se dijalog prozor koji će od korisnika zahtevati odgovarajuću akciju. Takođe, treba navesti naslov i tekst poruke…
Klikom na OK završava se proces u kome definišemo pravila validacije. Ako probate da unesete ime i prezime videćete poruku kao na slici…
Ako dođe do greške prilikom unosa, dobićete sledeću poruku…
Opcija Data Validation najčešće se koristi kako bi se podaci u ćeliju ili grupu njih unosili izborom iz liste. To znači da se definiše pravilo validacije koje određuje da korisnik, umesto unosa, treba da izabere ponuđeni podatak iz liste koja se definiše na osnovu zadatog opsega podataka. Kako se ovo podešava? Najpre, selektujte ćeliju ili grupu njih a zatim pokrenite Data Validation. U polju Allow izaberite List.
U polje Source unesite opseg podataka na osnovu koga se popunjava lista. On se najčešće nalazi u nekom pomoćnom radnom listu…
Nakon što ste završili sa utvrđivanjem pravila za validaciju, kada krenete sa unosom Excel će vam ponuditi listu iz koje možete da izaberete jednu od ponuđenih vrednosti.
